Nuevas herramientas para un Estado moderno y ágil

La Provincia de Mendoza tendrá nuevas herramientas digitales que le permitirán brindar mejores servicios y para que los ciudadanos puedan acceder de manera más ágil a la información.

Se trata del Boletín Oficial electrónico, la incorporación del ono de sueldo on-line, el expediente electrónico y la firma digital.

Algunos detalles de su implementación

A partir del 20 de enero de 2017, el boletín de la provincia será electrónico, con un diseño renovado y escrito en una sola columna.

Los pedidos de las publicaciones del boletín (norma/edicto) serán a través del sitio www.mendoza.gov.ar/boletinoficial. De este modo, los interesados no deberán acercarse personalmente a la oficina del boletín, es decir que podrán gestionar la publicación, de forma on-line, desde sus oficinas o casas.

El nuevo Boletín Oficial electrónico tendrá mejoras significativas, entre ellas:

–Agilidad y rapidez: facilidad para leer y publicar en el boletín, ya que el sitio de internet tiene herramientas que posibilitarán rápidamente las búsquedas de publicaciones y brindarán una mayor interacción con los ciudadanos.

–Aporte al cuidado del ambiente, porque no se usará papel e implicará un gran ahorro.

De acuerdo con la modernización del Estado, esta versión del boletín permitirá la despapelización, ya que se dejará de emitir en papel.

Bono de sueldo on-line

El bono de sueldo on-line beneficiará la empleado público, ya que podrá visualizarlo de manera casi inmediata. Es decir, no esperar que el bono impreso esté disponible para ser entregado como en la actualidad que puede demorar, según los casos, entre 15 días y un mes.

Además, quedará un registro de las visualizaciones y conformidad que se han realizado del bono, lo cual constituirá seguridad para el agente, incluyendo las firmas digitales de autoridades provinciales que asumirán la responsabilidad de lo liquidado, cosa que actualmente en el bono impreso no ocurre.

Se realiza a través del portal del Trabajador Público. Antes de comenzar cualquier trámite o proceso en el sitio, se recomienda a cada trabajador ingresar a la casilla de correo y agregar a los contactos la siguiente dirección: portaltrabajador@mendoza.gov.ar.

Hecho esto, deberá:

Ingresar a www.mendoza.gov.ar/trabajadorpublico.
En usuario (que está al margen derecho de la página), se coloca el CUIL, sin guiones ni puntos, y la contraseña que se elija. Acceder.

Si olvidó su contraseña, en “Inicio” deberá pulsar el botón “¿Olvidó su contraseña?”, y completar el formulario. El restablecimiento de contraseña es automático y para verificar su identidad deberá proveer al sistema CUIL, fecha de nacimiento y los últimos 5 dígitos del número de la cuenta bancaria (no de la CBU) en donde se depositan los haberes.

El sistema le dará la bienvenida. Eso confirma que el usuario ha sido validado y puede ingresar su legajo.

En el menú principal, pulse la pestaña “Mi Legajo” y luego el botón “Ingresar a mi legajo ahora”.

Accederá a una pantalla donde encontrará su información personal y, a partir de las distintas opciones que se presentan, podrá ir gestionando su información. En el menú “Recibos de sueldo” encontrará los recibos organizados por fechas para verlos, descargarlos e imprimirlos.

Si quiere modificar sus datos personales, deberá iniciar un proceso denominado “Trámite”, al que se le asignará un número. Cuando inicia un trámite, aparecerán una serie de pantallas que lo guiarán paso a paso. Para seguir editando su legajo, deberá esperar la aprobación.

Este sistema requiere verificar el correo electrónico y para ello deberá ingresar una cuenta válida, única e intransferible (no usar cuenta genérica de un organismo ni de familiares o amigos). A esa cuenta llegará un correo con el asunto “Portal del trabajador”. Allí debera ingresar al link de verificación que se adjuntará y se completará el trámite automáticamente. Si no encuentrá el correo, revise su casilla de spam o papelera.

Una vez iniciada la verificación, tiene 15 minutos. Pasado ese tiempo, el link de verificación caducará y deberá reiniciar el proceso.

Es importante señalar que todos los empleados públicos deben solicitar asistencia en la oficina de personal o en la Dirección de Recursos Humanos. También, por correo a portaltrabajador@mendoza.gov.ar, mencionando CUIL, nombre y apellido y consulta.

Expediente electrónico

El sistema se llama Generador de Documentos Electrónicos o GDE y el beneficio fundamental consiste en remplazar el soporte papel de los documentos por un equivalente electrónico que, aplicando firma digital, asegura la autenticidad, integridad y autoría de los documentos oficiales

Se implementaránn tres módulos en nuestra provincia:

– GEDO, Generador de Documentos Oficiales: permite redactar, importar, integrar documentos como resoluciones, memos, actas, oficios, decretos, etc., en general, todo tipo de documentos que sean necesarios para la gestión.

– CCOO, Comunicaciones Oficiales: permite enviar a cualquier usuario, repartición o mesa de entradas una comunicación (nota o memo) con las mismas garantías de un documento oficial con el agregado de verificación de lectura y entrega, ya sea a uno o más destinatarios. Esto remplaza –a modo de ejemplo– a las circulares que la Dirección General de Escuelas (DGE) envía a las diversas supervisiones para comunicar la fecha de una jornada institucional o el requerimiento de un funcionario para realizar alguna acción por parte de una repartición.

– EE, Expediente Electrónico: genera de forma electrónica carátulas identificatorias según trámites. Funciona como un contenedor de documentos oficiales, ya sea anteriormente generados o producidos en el momento. Permite iniciar expedientes, caratularlos con datos variables según el trámite, realizar pases a usuarios, reparticiones o mesas de entrada, con permanente seguimiento de dónde está el expediente, quiénes están trabajando y la posibilidad de los involucrados en la pieza administrativa de ver la totalidad de los documentos. Los expedientes llegan a la bandeja de tareas como tarea pendiente de los usuarios y de allí pueden agregar los documentos que se requieran. Todas las operaciones habituales, como pase simple, acumulado, asociación, etc., se realizan, con el agregado de pase múltiple, descarga de copia certificada por firma digital en PDF, etc.

Todo se integra en un Escritorio Único, donde cada usuario recibe en su bandeja de entrada las tareas que se le van asignando, desde generar, revisar o firmar documentos oficiales, leer comunicaciones oficiales o realizar tareas con expedientes electrónicos. Los supervisores que tienen empleados a cargo pueden ver el resumen de tareas pendientes de sus supervisados y reasignarlas llegado el caso.

Algunos beneficios de esta herramienta

Despapelización de la Administración Pública: al incorporarse la tecnología digital en el inicio y resolución de los trámites administrativos hacia adentro de la Administración Pública, como la vinculación de los ciudadanos con ella, el soporte papel pierde razón de ser, con la consiguiente celeridad en la gestión y el impacto en el cuidado del medio ambiente.
Aumentar la transparencia y la responsabilidad: el contacto entre el ciudadano y los agentes públicos, a partir de ahora, será fluido y constante, ya que se identifica con nombre y apellido quién tiene a su cargo el trámite solicitado por el ciudadano, lo que aumenta la transparencia en la gestión. Esto se refuerza con el intercontrol que se genera entre pares de la misma repartición, ya que al depositarse en un contenedor los expedientes, puede ser tomado y/o seguido por cualquier miembro, además de suponer mayor responsabilidad de los agentes públicos.
Reducir los tiempos en los procesos administrativos: el proceso tiene previsto que el trámite que ingresa a una repartición puede ser tomado por cualquiera miembro, durante todo el proceso que dure, además de poder realizar un seguimiento estadístico y temporal, por parte de la autoridad, teniendo mecanismos para realizar las consultas y reclamos pertinentes de las causas en la demora.
Promover el empoderamiento de los ciudadanos: el anhelado poder en manos de los ciudadanos se hace realidad con esta vital tecnología de gestión, ya que los ciudadanos cuentan con una herramienta que los acerca a la gestión que promueve la transparencia.

Los pasos a seguir para crear un expediente digital serán:

En una primera etapa, el GEDO funcionará con la presencia física del ciudadano (sea este una persona física y/o jurídica), quien se presentará ante una determinada repartición para solicitar o gestionar determinado tramite.
La documentación recibida se digitaliza por medio de escáneres tradicionales, dando así inicio al proceso, con la derivación pertinente (vía software) al área respectiva.
El sistema genera automáticamente un número de expediente que estará relacionado a: tipo de trámite (expediente, documento, etc.), la repartición, el año y otros datos. Cada expediente tiene un solo número, en el cual se puede tener indefinida cantidad de documentos anexos.
Existen niveles de acceso en función del nivel de responsabilidad y todos los agentes pueden realizar la firma de documentos internos. Hay dos tipos de firmas: electrónica –es con certificado– (la genera el propio sistema a partir de contar con usuario y contraseña), digital (es el que se realiza con un funcionario registrado, previa validación por el órgano certificador).
El expediente puede sufrir todas las variaciones todas las veces que sean necesarias y requeridas, hasta tanto y en cuanto no se firma. Una vez que esto sucede, se genera un documento oficial, con el cual se cierra el proceso.

Las áreas de gobierno involucradas y los trámites que podrán realizarse en esta primera etapa del expediente electrónico son:

Dirección de Defensa del Consumidor: denuncia y despacho.
Dirección General de Escuelas: licencia sin goce de haberes, renuncia por jubilación y licencia por art. 61 (cargo mayor jerarquía).
Dirección de Promoción del Liberado: formación de legajo tutelar.
ATM: exención impuesto automotor por discapacidad y actualización de mensura.
Dirección de Informática y Comunicaciones: pago de factura, pago de servicio público, alta de telefonía celular y altas, bajas y modificaciones de usuario.
Instituto Provincial de Juegos y Casinos: pago de premio, contratación directa y reconocimiento de factura.
Ministerio de Salud, Desarrollo Social y Deportes: modificación presupuestaria y otorgamiento de subsidios.
Ministerio de Economía, Infraestructura y Energía: solicitud de bienes muebles y solicitud de bienes informáticos.
OSEP: alta y/o actualización de permisos para usuarios de los sistemas, solicitud de sellos, solicitud de licencias y altas, bajas y modificaciones de usuarios.
Subsecretaría de Trabajo: acta de inspección, denuncia por despido y aprobación de sistema de control horario.

Firma digital

La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad, no repudio y exclusividad de los documentos digitales, posibilitando que estos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel.

Es un instrumento con características técnicas y normativas. Esto significa que existen procedimientos técnicos que permiten la creación y verificación de firmas digitales y existen documentos normativos que respaldan el valor legal de las firmas.

Únicas: las firmas deben poder ser generadas solamente por el firmante.
Infalsificables: para falsificar una firma digital, hay que resolver problemas matemáticos de una complejidad muy elevada, es decir, las firmas han de ser computacionalmente seguras.
Verificables: las firmas deben ser fácilmente verificables por los receptores y, si ello es necesario, también por los jueces o autoridades competentes.
Innegables: el firmante no puede negar su propia firma.
Viables: las firmas han de ser fáciles de generar por parte del firmante.

Las principales ventajas de la firma digital son:

–Brinda seguridad en el intercambio de información crítica.
–Remplaza a la documentación en papel por su equivalente en formato digital.
–Reduce costos generales y mejora la calidad de servicio.
–Mayor velocidad de procesamiento.
–Es un pilar fundamental donde apoyar el desarrollo del Gobierno.